Как се пише професионален бизнес имейл ?
За повечето от нас електронната поща е най-често срещаната форма за бизнес комуникации, така, че е важно да се подобри. Имейлите обикновено не са толкова официални, колкото писмата, но все пак трябва да бъдат професионални написани, за да представят добър имидж на вас и на вашата компания.
Как се пише бизнес имейл ?
Следвайте тези 5 прости стъпки, за да сте сигурни, че имейлите ви са напълно професионални.
-
- Започнете с поздрав
- Благодарете на получателя
- Посочете целта си
- Добавете заключителните си бележки
- Завършете със затваряне
Започнете с поздрав
Винаги започвайте имейла си с поздрав, като „Здравейте“ . Ако отношенията ви с читателя са официални, използвайте фамилното им име (напр. „Уважаема госпожо Велкова“ ). Ако връзката е по-небрежна, може да започнете като „Здравей, Лили“ . Ако не знаете името на човека на когото пишете, започнете: „Уважаеми господине / госпожо“ .
Благодарете на получателя
Ако отговаряте на запитване на клиент, трябва да започнете с благодарствен ред. Например, ако някой има въпрос относно вашата компания, можете да кажете: „Благодарим ви, че се свързахте с ABC Company“. Ако някой е отговорил на един от имейлите ви, не забравяйте да кажете: „Благодаря ви за бързия отговор“ или „Благодаря, че се върнахте при нас“. Думата „благодаря“ успокоява читателя и това ще ви направи по-учтиви.
Посочете целта си
Ако стартирате комуникацията по имейл, може да е трдуно да включите благодарствен ред. Вместо това започнете, като посочите целта си. Например „Пиша, за да Ви попитам за …“ или „Пиша във връзка с …“ .
Определете ясно целта си в имейла и след това преминете към основния текст на имейла. Не забравяйте, че хората искат да четат имейли бързо и дръжте изреченията си кратки и ясни. Също така ще трябва да обърнете внимание на граматиката, правописа и пунктуацията, така че да представите професионален образ на себе си и на вашата компания.
Добавете заключителните си бележки
Преди да прекратите имейла си, е учтиво да благодарите още веднъж на читателя и да добавите няколко учтиви заключителни бележки. Можете да започнете с „Благодаря ви за търпението и съдействието“ или „Благодаря ви за вниманието“ и след това да продължите с „Ако имате някакви въпроси или притеснения може да се свържете с нас отново“.
Завършете със затваряне
Последната стъпка е да включите подходящо затваряне с вашето име. „С най-добри пожелания“ , „Искрено“ или „Благодаря“. Избягвайте затваряния като „Наздраве“ или нещо подобно освен ако не сте добри приятели с читателя. И накрая, преди да натиснете бутона за изпращане, прегледайте и проверете правописа още веднъж, за да се уверите, че не сте пропуснали грешки!
